Iniziamo con una premessa doverosa: l’importanza di stabilire validi rapporti umani anche nelle relazioni commerciali è fuori discussione. Lo dimostrano anche i numeri: nel 2022, primo anno di ripresa degli eventi in presenza dopo la pandemia, quasi tutti i congressi hanno raggiunto numeri record di partecipanti. Le persone hanno voglia di incontrarsi per scambiarsi informazioni, esperienze, conoscere nuove ricerche e anche aggiornarsi sui nuovi prodotti.
Per questo è fondamentale per una azienda essere presente con uno stand, un luogo “reale e fisico” dove raggiungersi e incontrarsi, bere un caffè, parlare di ricerca e affari.
Lo stand è un investimento e deve “rendere” in termini di affluenza e di incontri, anche business. Tuttavia, la scelta della posizione migliore per presentare i propri prodotti nell’area espositiva di un congresso nazionale o internazionale non è facile né scontata.
Per ottenere i migliori risultati sono fondamentali:
- La visibilità della posizione scelta, per rendere il logo aziendale sempre in evidenza
- La posizione facilmente raggiungibile per ottenere la massima affluenza
- Uno stand confortevole, con area di ristoro o piccole hospitality room
- Una comunicazione di qualità anche pre-evento
Di seguito, alcuni aspetti da tenere in considerazione:
- Visibilità dall’ingresso e/o dal corridoio principale, perché tutti possano sempre ricordarsi che siete presenti con i vostri prodotti e i vostri gadget.
- Stand a isola o ad angolo; più ampio è il fronte dello stand verso i corridoi maggiore sarà la vostra visibilità.
- Stand rettangolari con ampio fronte verso il corridoio, da preferire a quelli quadrati, salvo esigenze particolari per posizionare strumentazione o altro.
- Posizionamento vicino a:
- aziende leader (punti di grande affluenza che aumentano la vostra visibilità, ma attenzione ai competitor diretti non graditi!)
- sale congressuali, soprattutto negli eventi formativi o ECM, queste sono sempre ampiamente frequentate
- bar o zona coffee break/lunch, sempre molto frequentati. Organizzate il vostro staff in modo che sia presente al completo negli orari di apertura di questi servizi
- area poster, soprattutto se siete interessati ai ricercatori e ai giovani.
- Allestimento di una piccola zona ristoro all’interno dello stand, sempre molto gradita dai partecipanti.
- Stand su 2 piani. Vi sarà un incremento di costo dello spazio e di allestimento, ma sicuramente è più economico di un doppio spazio espositivo.
- Posizionamento del vostro logo aziendale in alto, per avere ampia visibilità da tutto il salone espositivo (stand doppio piano, sopralzo con logo, appeso al soffitto).
- Piccola sala per le vostre presentazioni. Chiedete agli organizzatori se sono disponibili hospitality room che potete sfruttare per le presentazioni ufficiali con orari predefiniti, per piccole riunioni di staff o con clienti, o anche come vera e propria hospitality room con una accoglienza di livello (hostess, salotto, bar e ristorazione).
- È un aspetto molto importante. Rivolgetevi a professionisti della comunicazione. Tendenza del momento sono gli “stand aperti” senza alcuna parete verso i corridoi. La comunicazione grafica può posizionarsi sulle eventuali pareti interne o anche in alto sopra i fascioni esterni.
- Comunicazione pre-evento di qualità a tutti i vostri clienti anche potenziali. Non basta scegliere una buona posizione, bisogna anche comunicarla.
Diamo ora la parola a due manager di azienda per portare la loro esperienza e i loro consigli:
Per la scelta dello spazio e della “customer experience”, quando scelgo uno spazio, e relativo allestimento, uso il 3C framework del Prof Lil Mohan della London School of Business, nato per il marketing digitale, ma applicabile al marketing in generale.
- Connect: L’obiettivo primario, sarebbe di connettersi con il cliente, richiamare la sua attenzione non solo con il brand, ma con qualcosa fuori dall’ordinario, proposte innovative, delle volte anche semplici, che attirino la sua curiosità.
- Convert: Il secondo step, sarebbe la conversione della curiosità in effettivo interesse, che inviti le persone ad entrare nello stand, per uno scambio di idee, bisogni e soluzioni. Ricordo il successo che, nell’edizione post pandemica di AMCLI, ha riscosso il Photo booth con relativo #GliEroiDellaSalute, dove si festeggiava lo stare nuovamente insieme di persona.
- Continously Engage: Agevolare e invogliare la permanenza nello stand, e magari far tornare il cliente nelle giornate successive, per approfondire le soluzioni a disposizione, e valorizzarle nel modo migliore. Nell’edizione 2023 di AMCLI, su 450 clienti che hanno visitato la sala interna dello stand, adibita alla presentazione della nuova strumentazione, si è registrata una permanenza media a persona di 25 minuti, dato superiore alle precedenti edizioni
Dott.ssa Maria J Castro
Marketing Manager Italy, Austria, Switzerland
Cepheid
Scegliere la posizione di uno stand è sempre una scommessa: fino al completo allestimento dell’area non saprai mai se è stata la scelta giusta!
Uno dei principali criteri è la visibilità: per questo è necessario individuare i punti di maggior afflusso di visitatori, perché situati all’ingresso dell’area espositiva, nelle vicinanze della sala principale o del desk degli accrediti, o di fronte ad un major sponsor. L’altro, la quantità di informazioni che si intende comunicare o gli strumenti o oggetti da esporre.
In generale preferisco gli stand ad isola e centrali, se la disponibilità di budget lo permette, perché danno la possibilità di sfruttare appieno lo spazio espositivo (da dedicare ad apparecchiature e accoglienza) e declinare al meglio la comunicazione e non si rischiano brutte sorprese dagli stand confinanti. Anche le eventuali barriere (es colonne portanti) possono rappresentare una opportunità per “estendere” i pannelli a disposizione.
Quando il budget è limitato, invece opto per gli spazi a parete, possibilmente con 2 lati aperti per evitare l’effetto “loculo” ed una dimensione commisurata all’allestimento che intendo realizzare.
La scelta dello spazio non si esaurisce con la crocetta sulla piantina, ma prosegue attraverso uno scambio costante con gli organizzatori dell’evento: capire chi sono i vicini e con quale allestimento si presenteranno è fondamentale per adattare il proprio, se necessario, anche se non sempre si fa in tempo.
Deborah Patitucci
Marketing Manager Healthcare Systems IMI
GE HealthCare